Circular: comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios.
Acrónimo: abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales o no de una razón social.
Anexo: documento o elemento que acompaña la circular.
Asunto: Síntesis del contenido de la circular.
Despedida: palabra o frase final de cortesía.
Destinatario: persona (en circular externa) o grupo (en circular interna) a quien se le dirige la comunicación.
Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad del documento.
Espacio: distancia horizontal de escritura.
Estilo: orden en la distribución de las diferentes líneas que conformen la circular.
Fecha: lugar de origen del documento, día, mes y año de envió.
Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.
Líneas especiales: anexos e identificación del transcriptor.
Logotipo: Símbolo que identifica a una empresa.
Membrete: inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.
Modelo: esquema de distribución de zonas, que le permite a la empresa la diagramación de su papelería.
Número o referencia: Identificación consecutiva del documento.
Razón social: nombre que identifica a una empresa.
Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante.
Renglón: (línea de texto): serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
Saludo o vocativo: línea de cortesía.
Sigla: abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social.
Texto: cuerpo del mensaje.
Transcriptor: persona responsable de digitar el documento.
Zona: espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.
CLASIFICACIÓN
De acuerdo con el destinatario las circulares se clasifican en:
Circular externa o carta circular. Comunicación con el mismo texto, utilizada para dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores: productos, servicios u otras informaciones de carácter general.
Circular interna o general. Comunicación con el mismo contenido utiizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.
De acuerdo con el estilo se clasifican en:
Bloque extremo
Bloque
REQUISITOS
MÁRGENES
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.
ZONAS
Zona 1. Espacio destinado para ubicación de la razón social y el logotipo en caso de tenerlo.
Las medidas respectivas son de 14 cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.
Zona 2. Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, télex, teléfono, fax, dirección electrónica, NIT y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales. Ocupa entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho del papel.
CIRCULAR EXTERNA (CARTA CIRCULAR)
La circular externa se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para diferentes destinatarios y para su elaboración se tiene en cuenta la NTC3393.
CIRCULAR INTERNA O GENERAL
PARTES:
Denominación del documento: A partir del margen superior, de dos a tres interlineas se ubica la palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y destacada con negrilla o espaciada.
Número (referencia): La numeración puede ser la consecutiva para correspondencia o independiente para la circular. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa particular. Se escribe de dos a tres interlineas de la palabra CIRCULAR.
Ejemplos.
CIRCULAR
0103-172
CIRCULAR
RH-172
Fecha: Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envió se escriben de dos a tres interlineas del número (referencia). En forma completa en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto.
Destinatario: A tres interlíneas de la fecha y contra el margen izquierdo o centrado; en mayúscula sostenida, se escribe el grupo destinatario de la circular. En estilo bloque es opcional centrarlo.
EJEMPLOS:
PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES
PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES
Nota: La preposición PARA no va seguida de dos puntos (:).
Asunto (opcional): Constituye la síntesis del tema expresada mínimo en cuatro palabras. A tres renglones del grupo destinatario, se escribe el vocablo Asunto con mayúscula inicial y seguida de dos puntos (:).
EJEMPLO.
Asunto: Fiesta de integración
Texto: Se escribe a interlineación sencilla y doble entre párrafos. En circulares de poca extensión se puede dejar interlineación de uno y medio entre renglones y doble entre párrafos; debe ir siempre en modo justificado. Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural.
Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural.EJEMPLOSCon agrado informamos al personal………….
La Dirección Administrativa se complace en comunicar…………..3.4.7 Páginas subsiguientesSe tiene en cuenta lo siguiente: Se pueden utilizar hojas en blanco , el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas.
La línea de identificación puede contener el grupo destinatario; opcionalmente la fecha abreviada o el numero (referencia); código de dependencia o código de dependencia y número.
EJEMPLOS
Márgen izquierdo
Para todo el personal
Para todo el personal 96-10-15
Para todo el personal 41235
DTH-41235
El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de dos a cuatro interlineas del encabezado.
El primer párrafo de las páginas antes de finalizar un párrafo completo, se dejan mínimo dos renglones en ésta y dos en la siguiente.
La última página debe contener como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida.
Despedida
Expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto, contra el margen izquierdo tanto en estilo bloque como en estilo bloque extremo. Se puede presentar con una expresión breve seguida de coma (,) o con frase de cortesía terminada en punto (.)
Nota: Se usa una de las dos opciones
Remitente
El nombre se sitúa de cuatro a seis interlineas después de la despedida en mayúscula sostenida. El cargo se anota a una interlínea del nombre, con mayúscula inicial, sin centrar.
Para la ubicación de estos datos se tiene en cuenta el estilo elegido.
De preferencia se firma a mano, sólo se justifica la firma mecánica (facsímil) o en la matriz, cuando la cantidad sea excesiva.
Líneas especiales
Los anexos e identificación del transcriptor se establecen según lo especificado en los numerales y de la NTC
ASPECTOS GENERALES
La circular interna no lleva saludo.
Se tiene en cuenta lo establecido en el numeral 3.4 de la NTC.
